Worauf Vermieter bei der Betriebskosten-Abrechnung achten müssen

Dem Deutschen Mieterbund zufolge sind 50 Prozent der Betriebskosten-Abrechnungen fehlerhaft. Welche Fehler dabei am häufigsten vorkommen, kann derzeit bei meineimmobilie.de nachgelesen werden.
Für die Abrechnung besteht eine einjährige Frist, erreicht die Abrechnung für 2008 den Mieter also nicht bis zum 31.12.2009 verliert der Vermieter seine Ansprüche.
Die Betriebskostenabrechnung basiert auf den im Mietvertrag vereinbarten Regelungen, werden Kosten (häufig etwa Reparatur- und Verwaltungskosten) erhoben, die im Vertrag nicht als Betriebskosten vereinbart wurden, kann der Mieter diese auch Jahre später noch zurückfordern.
Wird kein gesonderter Umlageschlüssel für Betriebskosten vereinbart, muss der gesetzliche Umlageschlüssel herangezogen werden. Es darf also nicht nach Anzahl der Personen im Haushalt berechnet werden, allein die Wohnfläche ist entscheidend.
Frühzeitige Abrechnungen schützen vor Ärger mit dem Mieter. Wer kurz vor Ablauf der Frist seine Rechnung stellt, läuft Gefahr, seine Ansprüche zu verlieren. Der Mieter selbst hat eine Zahlungsfrist von 2 Monaten, läuft währenddessen die Jahresfrist für die Abrechnung ab und der Mieter hat diese tatsächlich oder angeblich nicht erhalten, liegt die Beweispflicht für den Zugang der Rechnung beim Vermieter. Bei frühzeitiger Rechnungsstellung kann für den Fall, dass der Mieter noch nicht gezahlt hat, rechtzeitig vor Ablauf der Frist erneut nachgefragt oder gemahnt werden.
Formfehler machen die Abrechnung ungültig, geht die nachgebesserte Rechnung nicht vor Fristende ein, gehen wiederum die Ansprüche verloren. Abrechnungszeitraum, Auflistung der Gesamtkosten pro einzelner Kostenposition, Angaben und Erläuterungen zur Verwendung des Verteilungsschlüssels, Informationen über die Berechnung des Mieteranteils, Summe der Einzelbeträge pro Position, bereits gezahlte Posten und sich daraus ergebende Restsummen müssen zwingend in der Abrechnung aufgeführt werden.
Beglichene Rechnungen gelten als anerkannt, stellt der Vermieter später fest, dass er beispielsweise die Umlage der Grundsteuer auf den Mieter vergessen hat, ist der Mieter in der Regel nicht verpflichtet die entsprechenden Kosten nachzuzahlen.
Wird bei Auszug des Mieters bereits vor Stellung der Betriebskosten-Abrechnung die volle Kaution zurückgezahlt, bleibt dem Vermieter oftmals nur der Rechtsweg. Hat der Mieter in der Vergangenheit nachzahlen müssen, darf vom Vermieter ein entsprechender Teil der Kaution bis zur Zahlung einbehalten werden.